Immer am zweiten Montag im Januar räumen wir laut dem Rahmenkalender unserer US-amerikanischen Nachbarn auf. Zumindest der eigene Schreibtisch. Denn dieses Datum feiern die Vereinigten Staaten als nationalen Räum-Deinen-Schreibtisch-auf-Tag (engl. National Clean off Your Desk Day).
Meiner Meinung nach wäre man hier sicherlich mit einem festen Datum besser gefahren. Zwar erschließt sich mir der Ansatz diesen kuriosen Aktionstag auf den Jahresanfang bzw. auf den Wochenanfang zu legen, aber die Verbindung zum zweiten Montag des Januars sehe ich einfach nicht. Dies ist aber ein rein subjektiver Eindruck.
Kennt ihr diese Schreibtische, auf denen sich die Unterlagen stapeln, verzweifelt Stifte gesucht werden und die Unterlagen als Tassenablage herhalten muss? Und welche Farbe hat überhaupt die Schreibtischplatte noch einmal?
Bei mir war das einmal. Ich gebe zu, früher war ich bekennender Volltischler, mein Schreibtisch glich einer archäologischen Ausgrabungsfläche. Dann habe ich mein Büro umgebaut und musste die geologischen Schichten beseitigen. Dabei dachte ich an einen Notarzt: Den würde man für hochgradig unprofessionell halten, wenn in seinem Koffer das komplette Chaos herrschte und er erst herumwühlen müsste, um die nötigen Instrumente für die Patientenversorgung zu finden.”
Den meisten Menschen gibt es ein gutes Gefühl, mit dem Aufräumen Ballast loszuwerden. Warum tun sie es dann so selten im Büro? Weil sich hartnäckig das Klischee hält, wer einen vollen Schreibtisch habe, sei auch enorm fleißig. Demnach lässt sich an einem Schreibtisch ablesen, wie spannend oder langweilig die Arbeit des Schreibtischbesitzers ist, welcher Hierarchiestufe, welchem Geschlecht und welchem Kulturkreis er angehört. Allerdings: Im Zeitalter des Büros 2.0 oder 3.0, in dem Wissenschaftler zunehmend virtuell durch den Arbeitsalltag navigieren, kann ein leerer, offenkundig aufgeräumter realer Schreibtisch die Bürobesucher auf eine falsche Fährte locken. Tatsächlich könne in der Cloud oder auf der Festplatte des Computers ein ebenso großes Chaos herrschen wie auf einem Schreibtisch. Nur merkt das kein Außenstehender.
Heute ist mein Schreibtisch übersichtlich: Telefon, Computer, Agenda und die Unterlagen für die dringendsten Arbeiten. Dringend ist übrigens nur, was heute und morgen erledigt werden muss. Früher lag stets ein Berg von Papier mit allen möglichen Beitragstexten vor mir Im Zeitalter der Digitalisierung geht das jetzt nur noch über den Bildschirm. Auf dem Schreibtisch liegen nur noch ein Stift und ein Blatt Papier.
Was für den Schreibtisch gilt, ist auch für den PC wichtig. Auf einer Computerfestplatte findet eine gewaltige Datenmenge Platz. Umso wichtiger ist es, dass Sie auch dort Ordnung halten. Ordnen Sie die elektronischen Dokumente nach dem gleichen System wie die aus Papier. So finden Sie alles schneller.
Übrigens: Haben Sie schon einmal mitgezählt, wie oft Sie an einem Tag nachschauen, ob neue E-Mails eingetroffen sind? 15 Mal? 20 Mal? Noch öfter? Ständiges Nachschauen nach neuen E-Mails ist ebenso unnötig, wie eine aktivierte Alarmfunktion für eintreffende Mails. Reservieren Sie sich drei Zeitfenster fürs Beantworten der Mails – etwa am frühen Morgen, vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend. Beantworten Sie dann jeweils alle eingetroffenen Mails. So kommen Sie viel schneller voran und niemand wird sich beklagen können, er erhalte nicht rasch genug Antwort.
